השכרת משרדים יכולה להיות עסקה משתלמת לשני הצדדים. למשכיר ולשוכר. אבל רבים שואלים את עצמם באיזה פורמט כדאי יהיה להשכיר את המשרדים ואו לשכור את המשרדים? האם לעבוד על בסיס שנתי, חודשי, שבועי ואו יומי ושעתי? איך ניתן ליהנות מהרווחיות ואו החיסכון הגדול ביותר בהשכרת משרדים? במאמר זה נסקור את היתרונות והחסרונות לשוכר ולמשכיר של משרד ונבחן את האפשרויות שעומדות לרשותנו.
השכרת משרדים
אם בעבר רוב הפעילות בעבודה הייתה ב"שטח" בעבודה פיזית, הרי שכבר מזה עשור יש מגמה מתמשכת בה עוד ועוד עובדים אקדמאים מנצלים את ידע ולא כוח ונדרשים למשרד עם מחשב לכדי עבודתם. הדרישה לשטחי משרדים עולה בהתמדה ובמרכז הארץ מדובר בעשרות מיליוני מטרים רבועים שמשמשים כנדל"ן עסקי – מסחרי למשרדים ולמסחר. בעוד בעבר היה קל מאוד להצליח בשוק החופשי, כיום יותר ויותר קשה להתחרות בשפע של נותני השירותים ולרבים קשה להשיג לקוחות ולכן הם נדרשים למצוא פתרונות יצירתיים לאופן שבו הם יתנהלו בפן העסקי.
גם משכירי המשרדים ובוודאי אילו המחזיקים בשטחים בבניינים קטנים וישנים יותר מוצאים עצמם לא אחת עם שטחים ריקים ללא שוכרים מעצם העובדה שנבנים עוד ועוד מגדלי משרדים שנראים טוב יותר, מציעים שירותים טובים יותר ועולים רק מעט יותר כסף. המשמעות היא שבמקרים רבים יש להיות יצירתיים בכדי להשיג שוכרים ובעצם הדילמה לשיטת השכרת משרדים נכונה עבור המשכירים והשוכרים כאחד. אז מה עושים?
ישנם סוגים שונים של השכרת משרדים:
- השכרת משרדים על בסיס שנתי – לרוב כולל שיפוץ יסודי של סביבת העבודה.
- השכרת משרדים על בסיס חודשי.
- השכרת משרדים על בסיס שבועי.
- השכרת משרדים על בסיס יומי.
- השכרת משרדים על בסיס שעתי.
גם בתוך קטגוריות אלו של השכרת משרדים ניתן למצוא תתי קטגוריות שבהם ניתן לשכור ולהשכיר כיום משרדים:
- השכרת קומה שלמה כמשרדים.
- השכרת יחידת משרדים.
- השכרת משרד פרטי.
- השכרת שולחן / פינה בחלל משותף.
את ההחלטה לגבי השכירות יעשו רוב השוכרים על בסיס שני נתונים חשובים מאוד והם:
- חיסכון בעלויות / רווח מקסימלי – הרצון תמיד יהיה לחסוך ולהרוויח כמה שיותר.
- שם / מותג / כבוד – הרבה עסקים נדרשים לתדמית ומותג ויחליטו על בסיס זה.
משכירים רבים מוצאים דרכים יצירתיות כדי לשלב את שני הנתונים הללו יחד וזאת על ידי עיצוב והתאמת סביבת המשרדים ככזו הממותגת "לעורכי דין בלבד" ל"עובדי הייטק" וכן הלאה.. בעוד רבים מהעובדים לא נדרשים לפגוש לקוחות ביום יום ואין להם בעיה לשכור כל נכס, ישנם עסקים רבים שמחייבים פגישה עם לקוחותיהם באופן תדיר והמשמעות היא שאין להם יותר מידי מקום לתנועה ועליהם לשוכר משרד קבוע ולשמור על נראות אחידה לאורך זמן. כלומר, כל עסק יתנהג שונה ויקבל החלטות על בסיס סט שיקולים שונה לחלוטין.
השכרת משרדים: המשתנים
כפי שניתן להבין יש משכירים שיבחרו להשכיר את השטחים שלהם בשיטות שונות מתוך תקווה לפגוע בול בסט השיקולים של השוכרים הרבים וזאת כדי להרוויח כמה שיותר מהנדל"ן מניב שברושתם. כעת נעבור על השיקולים של הלקוחות. כלומר, השוכרים ועל פיהם ננסה להבין איך צפויים להתנהג המשכירים:
ניתן לחלק את ענף השכרת משרדים לשני חלקים עיקריים:
- השכרת משרדים לחברות ממוסדות שדורשות השכרה ארוכת טווח.
- השכרת משרדים לעצמאים, חברות קטנות ונותני שירותים.
בעוד הראשונה מאוד פשוטה והם תמיד ישכרו על בסיס שנתי ואף לתקופה רב שנתית היתר יחפשו לשכור לפרקי זמן משתנים בהתאם לסדרת שיקולים:
השכרה לפרקי זמן של חודשים ושנים:
- מיקום קבוע – לעסקים רבים יש משמעות למיקום ולנראות אחידה וקבועה.
- סדר אישי – לעסקים רבים יש חשיבות בסדר קבוע ומיקום עבודה מסודר.
- כתובת – יש משמעות אדירה לכתובת וליעד שניתן להציג ללקוחות.
השכרה לפרקי זמן של שבועות ימים ושעות:
- חיסכון כלכלי – היד תמיד על הדופק וזהו השיקול החשוב ביותר בשכירות קצרת טווח.
- מיעוט לקוחות – כאשר יש לקוחות בודדים מידי חודש ואין צורך ליותר מזה.
- שקט נפשי – קשה לעסק קטן ואו עצמי להתחייב לתקופה ארוכה בלי ידיעה ברורה לגבי עתידו.
- ריחוק מהבית – רבים משכירים משרדים מרצון להתנתק מהבית ולעבוד בשקט.
כן, יש שיקולים שונים לקבלת ההחלטה האם לשכור לתקופה ארוכה או קצרה ועל משכירי המשרדים להתחשב בסט שיקולים אלו ולפעול לפי הלך הרוח בשוק. כך לדוגמה הוקמה בישראל Wework שמספקת משרדים על בסיס צורך ולא על בסיס מחויבות. שינוי גישה זה מבין שהעוסק הקטן אינו רוצה או צריך משרד רחב ידיים כאשר מדובר בשני עובדים בלבד ומצד שני על עובדים אלו לפגוש לקוחות וכמובן לקבל שירותי משרד מלאים. השקלול הזה עובד נהדר לחברה אך כמובן שהיא מחייבת השקעה משמעותית יותר בתכנון, שיווק, ניהול וכל המשתמע מכך בשונה מנכסי נדל"ן אחרים שמושכרים לתקופה ארוכה לגוף אחד שעמו אין הרבה התנהלות מעבר לגביית דמי השכירות.
האם השכרת משרד לפי שעה משתלמת לשוכר ולמשכיר?
זו השאלה החשובה ביותר. לשוכר בוודאי שהיא משתלמת וזאת כמובן במידה והוא מוכן להתפשר על נוחות מקסימלית, כתובת קבועה ועוד שלל יתרונות שיש במשרד קבוע. מצד שני השאלה הופכת למורכבת הרבה יותר כאשר מסתכלים עליה מהצד של המשכיר. האם משכיר שמחזיק בבניין שלם רוצה להתנהל מול עשרות לקוחות או מול מאות לקוחות? האם ניתן להרוויח יותר מעצם השכרת המשרדים לפרקי זמן קצרים או שמה מדובר ברווחיות דומה? מה גודל ההשקעה הנדרשת בכדי להפוך בניין לכזה המתאים לשכירות קצרת טווח? לכל השאלות הללו תשובות משתנות בהתאם לאופי הבניין ולמצבו הנוכחי.
ניתן לראות מגמה שבה בניינים ישנים ואו בניינים שסובלים מרף השכרה נמוך עוברים אט אט למצב בו מושכרות בהם נכסים לפרקי זמן קצרים יותר מתוך הבנה שהתחרות רק הולכת ומתחזקת ושעליהם לנסות לפנות לכמה שיותר שוכרים. התשובה הנכונה לשאלה זו כמובן תהיה בניית תמהיל נכון לפי הביקוש הקיים לנכס. ככל שהביקוש להשכרת שטחים בבניין בו משכיר מחזיק יורד מאחר והנכס נראה פחות טוב, ישן יותר או מכל סיבה אחרת ניתן להפנות עוד ועוד שטחים להשכרה משותפת ואו השכרה זמנית לשוכרים מזדמנים ומגוונים וזאת כדי להגיע לרווחיות הגדולה ביותר בנכס.
אמנם הרווחיות גבוהה בהרבה כאשר משכירים משרדים ואו פינות עבודה על בסיס יומי או תקופתי וזאת מאחר וניתן לדרוש הרבה יותר כסף בסך הכולל מיחידים רבים על פני חברה יחידה אך עדיין חשוב לזכור שההתנהלות מול כל אותם שוכרים אינה פשוטה ויש להחזיק אנשי שירות ומכירה וכמובן לתחזק את המקום באופן שוטף כאשר אין אף שוכר שלוקח אחריות פורמלית על הנעשה בחלל העבודה וכל נזק שייגרם נופל על כתפי בעלי הבניין ואו חברת ההחזקה של הנכס.
לסיכום, השכרת משרדים אינה דבר פשוט בהכרח ובטח כאשר מדובר בשוק כה דינמי בו נבנים עשרות מגדלים חדשים בכל עת בעיקר באזור המרכז. חשוב מאוד להיות עם היד על הדופק ולקבל החלטות על סמך נתונים מציאותיים בין אם מדובר בשכירות של משרד בהתאם לצורך האמיתי שיש לכם בו ולא על בסיס פנטזיה שיבואו לקוחות. ובין אם מדובר במשכיר שמבין שאט אט הבניין שבבעלותו מתרוקן לטובת אותם בניינים חדשים ונוצצים ועליו לחשוב מחוץ לקופסה כדי להשיג לקוחות ולהרוויח מהנדל"ן שברשותו.
רוצים ייעוץ וליווי בנושא זה? פנו אלינו ונשמח לעזור!:
