כל יזם, כל בעל עסק הנותן שירותים מכיר את פורמט הצעת המחיר מקרוב ולאחר שמתרגלים לעבוד עליו הדברים הופכים לקלים יותר. אם אתם יזמים צעירים או חדשים תחום העיסוק כדאי שתעברו ותלמדו ממדריך כתיבת הצעת מחיר מקצועי או תעברו על פורמט הצעת מחיר שיאפשר לכם לקבל הבנה רחבה יותר לאופן בו צריך להיראות הצעת מחיר תקנית.
כללים לכתיבת הצעת מחיר :
1. היכרות מעמיקה ככל הניתן ובדיקת רקע ללקוח
הלקוח הפוטנציאלי מגיע לרוב עם סט דרישות שפחות או יותר ידועים לו. במקרים רבים מדובר ברעיון או בצורך עסקי / אישי שמובן לכם וללקוח אך פעמים רבות שהלקוח מבקש שירות אך הוא לא יודע מה הם הפרטים הקטנים כגון: מאפייני עיצוב, פונקציונליות, משך זמן ההתקשרות ועוד.
כדי להתגבר על מכשולים רבים בתהליך קבלת הצעת המחיר עליכם לבצע היכרות קטנה עם הלקוח. להכיר את תחום עיסוקו, להבין את השיטה בה הוא פועל ולהציע לו הצעה שעונה בדיוק לצרכים שלו גם אם מדובר בהצעת מחיר מעט שונה מהנהוג אצלכם. בדיקת רקע ללקוח יכולה להתגלות כרווחית מאוד מאחר ויהיה לכם קל יותר לפנות ישירות ללב הלקוח ולזכות בעסקה.
2. הבנה לדרישות הלקוח עם דגש על הפרטים הקטנים
לקוח שמגיע עם בקשה לפיתוח או עיצוב , שירות שיווק או ייבוא/ייצוא לרוב מבקש מעט מעבר לעסקה הפשוטה עליה אתם מדברים. הלקוח מעוניין שבהצעת המחיר יירשם מה הם שעות הזמינות של העסק, יעדים וכמובן התייחסות למצבים שונים שיכולים להתרחש במהלך הפעילות. הצעת מחיר לרוב מכסה את תהליך העבודה ומשך הביצוע וכמובן שעליכם להקצות זמנים ראליים כדי שתוכלו לעמוד בהם.
3. אל תניחו שהבנתם את הלקוח תשאלו שאלות
במקרים רבים, מציע הצעת המחיר בטוח שהוא מבין את הלקוח. במקרים אילו ההצעה נעשית דרך עיניו של נותן השירות תוך התייחסות מועטה לדבריו ורצונותיו של הלקוח ועל ידי כך נוצרים בעיות רבות עוד קודם לתחילת הפעילות. כדי למנוע בעיות עתידיות מומלץ לתשאל את הלקוח בכל שלב ולהימנע מאי הבנות. הצעת המחיר שמבוססת על תשובות הלקוח תהיה ברורה יותר ותענה בצורה טובה יותר על צרכים שמעלה הלקוח ומעלה את הסתברות לעסקה.
4. בחירת הפרויקטים עליהם אתם רוצים ויודעים לעשות
ישנם תחומים בהם דברים נראים פשוטים אך מתבררים לעתים קרובות כמורכבות ומייאשות. אחד התחומים בהם בעיות אילו צצות בתדירות רבה היא כל עולם הדיגיטל ובדגש על פיתוח אפליקציות ואתרים. הצעות המחיר לרוב מתבססות מתוך הבנה שלא יתגלו באגים ותקלות בתכנה שיצרתם אך הזמן הנדרש לצד שעות העבודה הרבות הופכות פרויקטים רבים ללא רווחיים כלל.
אם מדובר בפיתוח אותו אתם מכירים ועשיתם בעבר, קל יהיה לתמחר אותו ולהציע הצעת מחיר מדויקת ללקוח אך במקרים בהם מדובר בתחום חדש עליכם לדרוש סכום גבוהה מהמשוער על ידכם ובכך תפגעו בכדאיות הצעת המחיר. מומלץ לנסות ולקחת פרויקטים אותם אתם באמת יודעים לעשות וכמובן עדיף תמיד לבחור ולהציע הצעות מחיר לתחומי פעילות שאתם גם נהנים ממנו.
מבנה הצעת מחיר סטנדרטי :
פתיחה רשמית
יש צורך בפתיח להצעת המחיר, פתיח זה בעצם משמש כפרזנטור שלכם וכולל מעט מידע על העסק שלכם או המוצר אותו אתם משווקים (תמצית מנהלים) . פתיח זה מסכם את הטלפון או ההתקשרות הקודמת בין הצדדים ואת מהות הצעת המחיר, כלומר סיכום זה בה להבהיר ששני הצדדים מדברים על אותו הנושא ובצורה זו מיישרים קו עוד קודם לתוכן הצעת המחיר והפרטים הקטנים.
הצעה ייחודית ללקוח
למרות שמצב אידאלי היה שניתן פשוט לשכפל את הצעת המחיר ולפעמים מצב זה אכן מתאפשר אך ברוב השירותים הצרכים משתנים ולכן הצעת המחיר כולה עוברת מתיחת פנים במקרה הטוב ולפעמים כתיבה של הצעת מחיר חדשה בעת הצורך. הצעות מחיר טיבן להיות שונות ולכן מעבר לשימוש בפורמט הצעת מחיר או בהעתקה של סעיפים שונים מהצעות אחרות עליכם להשקיע בכל הצעה זמן בנפרד.
בדומה לאופן בו אמורים לשלוח קורות חיים, יש צורך להתאים את הצעת המחיר בצורה מדויקת ככל האפשר ללקוח. לא נרצה לפנות לאוניברסיטאות ולמוסך באותה השפה וכמובן שהשירותים שידרשו על ידי השניים אחרים לגמרי גם אם מדובר בחבילות שיווק או בפיתוח של אתר אינטרנט. תמחור למוסדות ממשל וחברות גדולות יראה לגמרי אחרת מתמחור לעסק קטן שלא יכול לעמוד בהוצאות אפיון ומיתוג ברמה גבוהה..
יתרונות לעבודה אתכם
גם החברות הגדולות במשק מחויבות בתיאור העבודה יחד איתם מאחר וכיום התחרות גדולה והבחירה מתבססת על שירות ויחס אישי בנוסף ליכולות הביצועיות. אליכם להציג את האופן שבו דברים יתנהלו ומי הוא איש הקשר ובאילו שעות עליו להיות זמין. רמות שירות נוספות שניתן להציג בהצעת מחיר הם האפשרויות הנוספות שביכולתכם להציע כרובד נוסף על העסקה הקיימת כך שהאפשרויות התפתחות אינם נסגרות בפני הלקוח.
הצגת תיק עבודות
בעבודות גרפיקה ובעולם הדיגיטלי בכלל יש משמעות רבה לתיק העבודות ולכן נרצה להציג קישור או דוגמאות לעבודות שעשינו בעבר וזאת כדי להגדיל את האמון בנו ולהציג את היכולות הביצועיות שיש בידינו. הצעת מחיר חייבת לשקף את תחומי הפעילות שלנו ולכן לרוב לא תהיה בעיה לצרף כמה דוגמאות לעבודות קודמות שמאפשרות ללקוח לקבל החלטה מושכלת ופשוטה דווקא בכם.
מחיר השירות
כידוע, לכל שירות יש מחיר. סקלת המחירים נאה לפעמים בטווח רחב במיוחד. בהצעת מחיר יש להציע הצעת מחיר שמשקפת את מעמדכם ומעמד הלקוח. הצעת מחיר לחברה גדולה חייבת להיות גבוהה בהרבה מהצעת מחיר שניתנת ללקוח קטן והסיבה לכך נעוצה בכך שלחברות גדולות יש צורך בחברה יציבה ובנותן שירות אמין ומקצועי שניתן להסתמך עליו לעמידה ביעדים ולהימנע מאיחורים ועל כך הם מוכנים לשלם כסף רב.
הגינות הצעת המחיר
הצעת מחיר יכולה להיות גבוהה ביחס למחיר השוק אך בו באותה הזמן גם הוגנת. כאשר מדובר בחברה המעסיקה עובדים ושוכרת משרדים ולרוב נותנת שירותים נלווים והבטחה לתודעת שירות גבוהה סכומי הכסף מזנקים. במקרים בהם אתם פרילנסרים ואין לכם את היכולת להבטיח שירות ברמה זהה עליכם להיות מודעים לכך ולתמחר בהגינות בהתאם ליכולות שלכם ולזכור שתמחור גבוהה מידי יכול לגרום לבריחת הלקוח לנותן שירות אמין יותר במחיר זהה.
סיומת רשמית להצעת מחיר
הצעת מחיר מסתיימת ברשמיות מסוימת ובה סיכום הדברים וכמובן מקומות לחתימה של הצדדים. במקרים בהם יש שירותים נלווים נצרף גם אותם כך שהלקוח יוכל לבחור במוצרים נוספים או באפשרויות נוספות ובכך להגדיל את הרווחיות. בנוסף נהוג להוסיף נספחים הכוללים פירוט של תנאי ההתקשרות וההסכם כך שיכלול הגבלות שונות או הסכמות לשירות בידי צד ג' או תנאי שימוש ובעלות על המוצר הנידון.
תוקף הצעת המחיר
הצעת מחיר יכולה להחיל בתוכה חלקי תוכן שיכולים להיחשב כזיכרון דברים וכהצעה ולכן לוקחים הצעות מחיר ברצינות רבה ככל הניתן. כתוצאה מכך נהוג להוסיף להצעת המחיר תאריך תוקף שלאחריו ההצעה אינה תקפה ואינה מחייבת כלומר, במקרים בהם נעשה טעות חישוב או בלבול לא בהכרח שמדובר במשהו מחייב ולמרות זאת מוסיפים סייג נוסף לשם הגנה.
הצעות מחיר יכולות להיות על תחומים שונים, במוצרי מדף אין משמעות להצעת מחיר אך בעולם הטכנולוגיה בה העולם מתקדם מהר ובמוצרים טריים בו יש מלאי שמתכלה כל הזמן ותנודתיות המחירים גדולה יש משמעות רבה לתוקף ההצעה וזאת כדי למנוע מצב בו ההסכם מתקבל על ידי הלקוח לאחר זינוק במחירים בשוק הכללי.
הצעת מחיר באנגלית תהיה שונה באופן הצגתה מהצעת המחיר בעברית. הצעת מחיר באנגלית תהיה רשמית עוד יותר ותתייחס לכל פרט ופרט ולרוב נדרש עמידה בזמנים ונגבים קנסות על ימי איחור ועוד כהנה וכהנה מאחר ועולם העסקים בשאר העולם נעשה ברצינות רבה ואין הרבה מקום למשחקים וכדי למנוע רמאויות ותסבוכות הפירוט חייב להיות ברמה גבוהה ולכסות כל סעיף וסעיף דבר שמקשה מאוד על נותני שירות ישראליים שאינם רגילים ברמת הצעות המחיר האירופאיות או האמריקאיות.
—
כפי שניתן לראות הצעת מחיר יכולה לכלול גם 50 עמודים ולמרות זאת נוהגים בישראל לתמצת ככל הניתן כך שהמסר יעבור בצורה הפשוטה והמהירה ביותר. כדי להעביר את המסר בפשטות ולהבטיח את קבלתה יש להשקיע במשפטי מפתח שונים וכמובן גם לוודא שלא פספסתם שום פרט שנמסר לכם על ידי הלקוח. לפעמים הצעת המחיר יכולה להיות רוב העבודה שלכם אך אם היא נעשית כהלכה אחוזי ההצלחה שלכם בסגירת לקוחות תעלה משמעותית ולכן פיתוח של הרגלים מקצועיים בהצעות מחיר יהיו שווים כסף רב.
